Förutsättningar som tidigare varit självklara har förändrats på bara några veckor i samband med Coronakrisen. Alla som kan jobbar hemifrån nu, med alla utmaningar det innebär. Hur kommer jag åt filservern på jobbet? Videomöte – hur gör jag? Hur kommer jag åt affärssystemet på ett säkert sätt? Zedcom svarar på dessa och andra frågor som du som jobbar hemma kan ha.

Den senaste tidens coronakris har flyttat fram digitaliseringstakten minst 10 år på bara några veckor, detta säger Zedcoms Jörgen Persson. Microsoft Teams som ett exempel har normalt sett 20 miljoner dagliga användare, den 19 mars hade den siffran växt till 44 miljoner.

— Otroligt många just nu kliver in i Teams och Office 365 för att kunna mötas digitalt och arbeta i gemensamma projekt, säger Persson.

MerDigital.se satte sig ner med Jörgen Persson för att diskutera problem och lösningar som en distansarbetare möter och behöver.

Kanske du också använder Teams och Office 365 idag för att kunna arbeta hemifrån. Men hur fixar du ett videomöte via Teams egentligen? Kan alla vara med i mötet? Även kunder som inte har Office 365? Vad finns det för smarta funktioner i Office 365 när man arbetar på distans egentligen?  

—Ofta när man tar klivet över till Office 365 tror man först att det handlar om Outlook, Word, Excel och Powerpoint. Men det innehåller så mycket mer än så. Office 365 med Teams är en av världens mest avancerade plattformar för digitalt samarbete. Alla gamla Office-programmen finns kvar men i ny skepnad och med många fler möjligheter till effektivt samarbete över distans. Tillsammans med alla nya verktyg (appar) får man ett system som det nära nog är omöjligt att bli fullärd i. Men genom att lära sig grunderna kommer man väldigt långt på kort tid. Precis som för alla andra lösningar som vi säljer erbjuder vi även här utbildning i grunderna när man köper sin Office 365 licens via Zedcom, säger Persson.

Men det är inte alltid det räcker med Teams och Office 365. Du kanske har en filserver på kontoret som alla sparar gemensamma filer på. 

Hur kommer du åt dem nu hemifrån? Affärssystemet kanske finns på en annan server, hur kommer du åt det? Hur loggar du in på ett säkert sätt så att inga obehöriga kommer åt informationen? Tvåfaktorsautentisering har du kanske hört talas om – men hur fixar man det egentligen? Och hur får affärssystemet kontakt med din lokala skrivare hemma? 

Det som tidigare var enkelt när alla var på samma ställe hela dagarna blir plötsligt svårare när alla är utspridda.

Hur kan vi på företaget få ett grepp på alla inkommande samtal? Så att vi vet att vi inte missar något? Hur kan jag flytta över alla mina samtal till min kollega under en period när jag inte kan svara? 

—En mobil växellösning kanske har känts onödig tidigare men plötsligt inser man vilka fördelar det blir när allas telefoner kan samlas i gemensam lösning.

Måste man sätta sig in i allt på en gång nu då för att få det att fungera? Svaret är nej om du frågar Zedcoms Jörgen Persson. Ofta kommer man väldigt långt med en Office 365 licens och lite utbildning i grunderna. Sedan kan man successivt beta av frågorna som uppstår under resans gång. 

— En av digitaliseringens många fördelar är att det inte behöver vara ett så stort steg att ta hjälp av en IT-partner med de frågor man har, då kan du som företagare fokusera på den del av verksamheten som du är bra på istället. 

Med basen i Frösöns företagsnäste på Öneslingan 11 är Zedcom en lokal IT-partner med egna tekniker som hjälper små till medelstora företag med att lösa deras IT-problem. En av specialiteterna är Teams och Office 365-paketen som gör det möjligt att köpa ett av världens bästa IT-system i kombination med lokal support som bara är ett telefonsamtal bort. 

IT-problem stöter vi alla på. MerDigital.se bad Jörgen Persson lista de vanligaste, hur många av problemen i listan ger dig kalla kårar? 

1. Vi har Office 365 – men vet inte hur man använder det.
2. Hur komma jag åt affärssystemet på kontoret? Och hur skriver jag ut hemma?
3. Hur delar jag dokument med mina kollegor, på ett säkert sätt, med versionshantering – utan att mejla?
4. Videomöte via Teams – hur gör man?
5. Hur flyttar jag alla gamla mejl till Office 365?
6. Hur chattar jag med mina kollegor och kunder på ett tryggt och säkert sätt? 
7. Hur kommer jag åt servern på jobbet? Utan att obehöriga kan komma åt den?
8. Min kollega ska ta över mina telefonsamtal – hur gör man?
9. Vi behöver ha koll på alla inkommande samtal – Hur vet jag att vi inte missar några samtal?
10. Wifi-lösningen hemma räcker inte till nu, hur kopplar jag in fler accesspunkter?
11. Internetlösningen till kontoret räcker inte till nu när alla måste koppla upp sig – hur uppgraderar jag?
12. Jag kan inte komma åt mailen mobilen.

TEXT & BILD MATTIAS BÅNGMAN